いまや、ビジネスをするうえで欠かせないツールの一つであるパソコン。しかし、以前ほどではないにしろ、ある程度の台数をそろえようとすれば、かなりのコストがかかります。そこで、今回は短期利用におけるパソコンレンタルのメリット、シーン別におすすめのパソコンをお伝えします。

短期でパソコンが必要となるケースとは？

ビジネスにおいて短期でパソコンが必要となるのはどういったケースなのでしょうか。ここでは、レンタルを利用するのが便利な、主な例を紹介します。

イベントやセミナーで参加者にアンケートを記入してもらう

イベントやセミナーを開催した後にアンケートを実施する際には、従来はアンケート用紙に記入してもらうのが一般的でした。しかし最近では、パソコンやタブレットを用いてアンケートを実施するケースが増えています。用紙に記入する形式よりも楽に回答ができるため参加者側にも便利なうえ、企業側にとっても回収、集計の手間が省けるため、作業が効率化できます。

地方支社から社員を本社に集めて研修を行う

地方支社勤務の社員を本社に集めて研修を行う際、予め資料やデータが入っているパソコンを貸与すると、出張時の荷物を減らせます。また、個人のパソコンから情報が漏えいするリスクも軽減できます。現在は、新型コロナウイルス感染防止対策の一環として、リモート研修が増えていますが、研修期間中に社員にパソコンを貸与するケースもあります。

契約社員が一定期間だけテレワークで使用する

繁忙期の間に限り契約した社員に対し、パソコンを貸与するケースもあります。テレワークでパソコンが必要になった場合、個人のパソコンでは情報漏えいリスクがあるうえ、必要なツールが搭載されていない場合もあるからです。

また、オフィスでデータ入力や情報収集、受注管理などを行うアルバイト社員用にも、短期でパソコンを調達する必要があります。

社員が出張先でプレゼンテーションを行う

デスクワーク中心の社員が出張先でプレゼンテーションを行う際、パソコンを携帯する必要があります。会社に予備のパソコンがない場合は、パソコンの調達が必要となってきます。

プレゼン資料作成で動画や音楽編集などハイスペックなパソコンが必要になる

企業によっては、普段は表計算やデータ集計、文書作成用途にのみパソコンを使っているため、動画や音楽編集を行えるような高性能なパソコンがないケースもあります。

パソコンが故障した際

普段利用しているパソコンが故障した際、修理に出している間の代替品として、パソコンを調達する必要があります。

医療機関でのリモート診察用

パソコンは一般の企業だけではなく、医療にも活用されています。例えば、新型コロナウイルスのクラスター対策として、来院した患者にパソコン画面を通してリモート診療を行います。このような場合にも、レンタルパソコンが利用できます。

なぜ短期でパソコンが必要となった際はレンタルがおすすめなのか？

なぜ、短期でパソコンが必要になった場合、リースや購入ではなくレンタルがおすすめなのでしょう？　主な理由は次のとおりです。

ITコストの削減

短期間使用するためだけにパソコンを都度購入していては、コストがかさみます。レンタルするほうが、費用対効果も高くITコストの削減につながります。

経理業務の負担軽減

パソコンを購入、もしくはリースにすると、償却経理事務、固定資産税の申告、損害保険の加入といった手間がかかり、経理作業の負担が増大します。しかしレンタルであれば、レンタル料金の支払いだけですみ、全額損益処理が可能です。

事前設定の手間なく、大量使用にも対応

レンタル会社によってはキッティングサービスがあり、事前設定を済ませた状態で借りられます。また、セミナーや研修用として一度に数十台が必要になった場合でも、レンタルを利用すればスムーズに対応できます。

柔軟に利用期間を変更できる

1週間の予定が1か月になった、1か月の予定が2週間になったなどの期間の変更にも柔軟に対応可能です。期間を延長する場合に必要なのは追加料金を支払うことだけで、経理業務の負担は増えません。

また、一部解約清算金が発生する場合もありますが、基本的には利用期間が予定より短くなった場合には、中途解約が可能なのもレンタルのメリットです。

メンテナンスもレンタル会社が受け持つ

リースや購入の場合、メンテナンス費用は企業側が支払うため、コストがかかります。しかし、レンタルの場合は基本的にレンタル会社がメンテナンスを行うため、コストがかかりません。
なお、レンタルパソコンはコスト対策としては優れていても、セキュリティに不安があるのではと思う人が多いかもしれません。しかし、レンタルパソコンはセキュリティ対策も万全です。短期間の利用であっても、希望すればウイルスソフトを入れたパソコンを利用できます。リモートワークや、ITリテラシーの不安な社員でも安心して使用できます。

短期でのシーン別おすすめのパソコンとは？

一般的にパソコンといえば、ノート型、デスクトップ型、そして最近ではタブレット型の3つに分けられます。ビジネスのさまざまな場面で、レンタルパソコンは購入やリースよりも便利でお得と説明しましたが、利用場面ごとに向いているパソコンの種類は異なります。ここでは、シーン別におすすめのパソコンを紹介しましょう。

ノートパソコンがおすすめのシーン

ノートパソコンのメリットは、用意に持ち運びができるうえ、機種によっては、デスクトップパソコンとほぼ同等の性能がある点です。そのため、社内研修やリモート研修、正規のパソコンが故障した際の代替、契約社員のテレワークなどにおすすめです。

デスクトップパソコンがおすすめのシーン

デスクトップパソコンのメリットは、基本的にノートパソコンやタブレットに比べ、スペックが高い点にあり、高速処理が可能です。動画や音楽編集をするため高性能なパソコンが必要になる場合や、繁忙期にオフィスで作業を行うアルバイト社員、派遣社員に使用してもらう場合、あるいは医療機関でのリモート診察の際におすすめです。

タブレットがおすすめのシーン

タブレットは、ノート型やデスクトップ型に比べるとスペックは低いですが、タッチパネルで操作できるため、多くの人が簡単な作業をするのに適しています。具体的には、イベントやセミナーにおいて参加者にアンケートを記入してもらう、その場で楽しめる簡単なゲームやイベントスケジュールを表示させるといったサービスを提供する、または、社員が出張先でプレゼンテーションを行う場合におすすめです。
利用シーン別おすすめパソコンの選定ポイントは他にもあります。詳細は「【法人向け】パソコンレンタルとは？メリットやシーン別の選定ポイントも紹介」をご確認ください。

短期間の利用ならITコスト削減につながるレンタルパソコンがおすすめ

パソコンはビジネスのさまざまな場面で活用されるため、状況によっては急に足りなくなってしまうこともありえます。もちろん、継続して長期間利用するのであれば、リースや購入でも問題ありませんが、必要な期間が1週間から1か月、長くても1年程度という場合も十分に考えられます。

パソコンをリースや購入で調達するのは、ITコストの増加になるだけではありません。償却経理事務、固定資産税の申告、損害保険の加入といった手間もかかり、経理業務の負担が増大します。しかし、レンタルを利用すれば、そうした負担の軽減につながります。少なくとも1年程度の使用期間であれば、購入やリースの調達費用と比べ、レンタルのほうが安価に使用できるケースが多いでしょう。
さまざまな利用場面で急にパソコンが必要になったものの、ITコスト削減や業務効率化も同時に進めたいとお考えの際は、パソコンレンタルの検討をおすすめします。

パシフィックネットのパソコンレンタルサービスでは、1日からパソコンをレンタルすることが可能です。

また、キッティング(事前設定)はもちろん、メンテナンスや故障時の対応、返却時のデータ消去までトータルでサポートします。詳細は、以下をご確認ください。