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法人用のパソコンを処分する方法とは?処分時のリスクや注意点

企業や使用頻度によっても異なりますが、ビジネスで利用するパソコンの買い換えは3~5年に一度が一般的です。古いパソコンの保守やサポートにかかるコストが、買い換えのコストを上回るほどに増大することが大きな要因です。そこで問題となるのが、古いパソコンの処分方法でしょう。個人情報や機密データが詰まったパソコンをそのまま処分するのは情報漏えいのリスクが高く、慎重に扱わなくてはなりません。企業でパソコンを処分する際に考えられるリスクや処分方法、処分時の注意点をお伝えします。

企業でパソコンを処分する際に考えられるリスクとは

個人で使っているパソコンを処分する際には、他の家電を捨てる時のように気軽には捨てられないでしょう。それが企業で使っているパソコンとなればなおさらです。パソコンを処分するにはいくつかのリスクがあるからですが、主なリスクとしては次の2点が挙げられます。

個人情報や機密データの情報漏えい

パソコン上のデータは、「ゴミ箱に入れる」「ハードディスク(HDD)を初期化する」といった方法では完全に消去できません。目に見える部分からはデータがなくなったので問題ないと思ってパソコンを処分してしまいがちですが、これが大きなリスクとなります。

人間の目では確認できなくてもパソコン内部にはしっかりと個人情報や機密データが残っているため、そこからの情報窃取は可能です。実際に、データが消去されていないHDDが盗まれ、情報漏えいにつながったケースもあります。

情報漏えいに関しては、「情報漏えいが起きてしまう理由とは?見落としがちな点や対策について解説」もご参照ください。

企業として法令違反になる可能性がある

パソコン部品には再利用可能な原材料が多く含まれていることもあり、資源有効利用促進法によってメーカーが回収しなくてはならない義務があります。回収にかかる費用(再資源化処理費)は1台あたり3,000~4,000円とそれほど高額ではありません。しかし、企業が何台ものパソコンを一斉に処分するとなるとそれなりのコストが発生します。

そこで、パソコン回収費用を節約するため、もしくは産業廃棄物処理法を知らずに悪質な業者に委託し不法投棄を招いてしまうケースも少なくありません。実は、パソコンの不法投棄は法令違反になり、業者だけではなく所有者の責任も問われます。ほんの数万円を節約するつもりが、場合によっては企業の信頼を失い、数百~数千万にのぼる損失につながる恐れもあるのです。

企業でパソコンを処分する方法

情報漏えいや法令違反といったリスクを避けるには、適正な方法での処分が必須です。では、企業としてパソコンを適正に処分するにはどういった方法があるのでしょう。

資源有効利用促進法により、メーカーに回収してもらいリサイクルする方法

メーカーにパソコンを回収してもらう方法です。前項でも触れたように、再資源化処理費として、1台につき3,000~4,000円がかかります。メーカーによっては、別途回収費用がかかる場合もあります。

ただし、「購入したメーカーがすでになくなっている」「パソコンの生産を止めてしまっている」などの理由で回収を断られるケースも少なくありません。その際は、一般社団法人パソコン3R推進協会に回収・リサイクルを依頼できます。

なお、メーカーによっては、自社商品への買い換えを条件に他社製のパソコンでも引き取ってもらえる場合があります。買い換え時には次に購入を予定しているメーカーへの確認を必ず行いましょう。

産業廃棄物処理会社へ依頼する方法

産業廃棄物処理会社に依頼する方法もあります。業者によっても異なりますが、メーカーに回収を依頼するのに比べ、安価で処分できるケースが多いのがメリットです。 ただし、「産業廃棄物処分委託契約書」や「産業廃棄物収集運搬契約書」を取り交わす必要があるのと、産業廃棄物処理法にのっとってマニフェスト(産業廃棄物管理票)の作成・交付、また処分が完了してから5年間保存しておくことが必要です。

なお、リスクとして、業者の選択を間違えると「不法投棄をされる」「情報漏えいが起きる」といった可能性が挙げられます。そのため業者選択の際は、都道府県知事による「産業廃棄物処理業」の許可証を取得しているか、HDD等の記憶媒体のデータ消去やデータが残っていないかのチェックを確実に実施しているかなどの確認が必須です。

パソコン処分サービスの業者に依頼する方法

パソコン処分の専門サービスを利用する方法です。上記2つの方法は、自らがパソコン内のデータ消去を行わなければなりません。そのため、パソコンに関して専門的な知識がないと万が一のリスクも考えられます。しかし、パソコン処分サービスであれば回収からデータ消去も含めて依頼できるため、情報漏えいリスクを最大限まで抑えられるのがメリットです。

費用は業者によって異なるため、一概にはいえませんが、産業廃棄物処理会社に依頼する場合にある「産業廃棄物委託契約書」の締結、マニフェストの作成・交付、保管といった手間はかかりません。

パソコンを処分するときの注意点

万が一のリスクを軽減し、安全にパソコンを処分するには特に次の3点に注意が必要です。

1.データの消去時、悪意を持った第三者がデータ復元を行えない状態にする

自社のデータを窃取しようと考える悪意を持った第三者は、ほんの少しのデータが残っていれば、そこから個人情報や機密情報を復元してしまう可能性があります。そのため、「自社で行う場合」「依頼する場合」のどちらであっても、データを消去する際には復元をできない状態にまでしなければなりません。

パソコンのデータ消去に関しては、「パソコンのデータ消去は削除だけでは不完全?完全消去するのに必要な方法とは」もご参照ください。

2.企業名・ロゴなど外装データを除去する

パソコンの外装に企業名やロゴが入ったシールが付いていると、そこから情報窃取を狙われてしまう場合があります。パソコン内のデータを完全に消去できても、万が一のことを考え、自社のパソコンだと認識されてしまう情報はすべて除去するようにしましょう。また、ドライブやスロット内にメディア類が残置されていないかのチェックも必要です。

3.法令に基づいた方法で処分する

データは完全に消去したとしても、不法投棄で法令違反をしてしまっては意味がありません。どういった方法で処分するにしても、必ず法令にのっとり適切に処分しましょう。

「適正処分」パシフィックネットが提供するパソコンのリユース

パソコンの処分方法として、「メーカー回収」「産業廃棄物処理業者」「パソコン処分サービス」と3つの方法を紹介しました。そのなかでもおすすめの方法は、パソコンの処分を専門とする業者への依頼です。信頼できる業者であれば法令に準拠し、回収からデータ消去まで専門のスタッフによる作業を実施するため、情報漏えいリスクを抑えられるからです。

パシフィックネットが提供するパソコンの適正処分サービスは、業界最高レベルのセキュリティが完備したセンター内において、復元不可能な状態へのデータ消去を行った上で、資源の有効利用に適ったリユース・リサイクルを行っています。リユース・リサイクルにあたっては、HDDやSSD内のデータの消去だけではなく、「企業情報シール」「機器管理番号」「企業名」「ロゴ」など外装データの除去やドライブ、スロット内の残置物のチェックも完全に行い、情報漏えいリスクを大幅に低減します。企業の信用を守り安全なリユース・リサイクルを実現しています。

企業パソコンの処分は信頼できる業者に依頼すべし

以前にも増して企業のコンプライアンス(法令遵守)が求められている今、パソコンの処分を行う際は、法令を遵守した適切な処分を徹底することが必要です。また、法令遵守に基づいた処分は、情報漏えいのリスクを減らすことだけではありません。

法令遵守は不法投棄や環境問題(廃プラスチック問題)、不正な海外への輸出などによって、企業の社会的信頼を失ってしまうといったリスクを低減させることにもつながります。

古くなったパソコンの処分をする際には、法令遵守はもちろん、データ消去も安心して任せられる業者に依頼することをおすすめします。

パシフィックネットでは、「古物営業」「産業廃棄物収集運搬」の認可を各拠点にて取得しており、法令にのっとった不法投棄のリスクのない、適正な処分を実施します。もちろん、HDDやSSDのデータの消去も確実に行うため、情報漏えいのリスクも限りなくゼロに抑えることが可能です。その結果、社会が求める資源の有効利用や環境問題、セキュリティにフォーカスしたIT機器の適正な処分が実現します。パソコンの処分にお困りの際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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