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東洋大学 様

iPadでペーパーレス化TCOの大幅削減に成功

オープンキャンパスでは紙媒体を廃止し、教職員全てがタブレット端末を使って学校説明を行います。オペレーションも円滑に運営できるよう、パシフィックネットさんに協力してもらっています。

東洋大学 入試部入試課
宮下 昌之様
※所属等は取材時の情報となります


紙媒体での資料請求が当たり前と思われていた教育業界で、ペーパーを廃止し、現代の生徒のライフスタイルに合わせて「デジタル化」を採用した東洋大学様。ペーパーレス化で削減できた時間と費用は、Webコンテンツの充実に充てています。一大イベントであるオープンキャンパスでは、紙の代わりにタブレット端末を活用しながら、教職員の皆様が大学の説明と魅力を伝える先鋭的な活動を実施。キッティングされたiPadと、セットでWi-Fiルーターのレンタルサービスをご利用いただいています。イベントを成功させるための、短期レンタル活用術とコスト削減の効果について、東洋大学の宮下様にお聞きしました。(以下、敬称略)


商品

iPad・合計321台、Wi-Fiルーター・合計108台

レンタルPC導入の効果、メリット

ポイント①

先進的な学校のデジタル化を、スピーディーに実現

ポイント②

必要なとき必要なだけ導入できるので、機器の管理に手間がかからない

ポイント③

イベント現場のトラブルを未然に防ぐ、キッティングとマニュアル化

インタビュー

今回導入いただくにあたり、東洋大学の宮下様にインタビューをさせていただきました!(以下敬称略)


(東洋大学 入試部入試課 宮下 昌之 様)

――ペーパーレス化に取り組んだきっかけをお聞かせください。

宮下:大学入試業界の特色ですが、大学の資料請求はペーパー冊子が今でも主流です。複数の大学の資料を一括で請求できるような応募方法があるのですが、それを取りまとめる側の広告代理店も、資料請求数獲得に力を入れています。年々増加する請求に伴い、大学側の印刷冊数は右肩上がりです。東洋大学では当時、大学や入試に関する冊子を、年間合計60万部も印刷していました。ちょっとしたベストセラーに近い発行数ですよね(笑)しかし、印刷冊数ほど入学志願者数が比例していない現状があり、費用対効果に疑問を感じていました。また、志願者アンケート調査から、各大学の情報収集方法は紙媒体ではなく、インターネットが増えていることもデータから読み解けていました。そこで、2013年の3月に、入試広報の主軸を紙からWebへ一気にシフトすることを決断したんです。

――なぜ、学校案内に紙ではなくデジタルコンテンツを採用したのですか。

宮下:これまでの紙媒体の印刷・配布数や業界の文化を鑑みると、ペーパーレス化は大きな方向転換だったと思います。しかし、本学としては多くの受験生に、東洋大学の特色を十分理解してもらった上で入学してもらいたいという思いがありました。一般的に私立大学の中退率は約10%といわれています。わたくしどもは、ミスマッチを防ぎ、入学した後の学生の満足度も高めたいと考えていましたので、学校という商品の魅力を表現するためには紙では足りないと感じたんですよね。そこで、文字制限がなく動画などでも表現できるWebコンテンツを、紙に代わる手段に選んだわけです。上司が柔軟で風通しのよい部署ということもあって、前例のない取組にチャレンジすることができました。

――ペーパーレス化してからの実際の効果をお聞かせください。

宮下:ペーパーレス化にあたっては、中途半端な紙とWebの併用は取りやめて、Webコンテンツのみに力を入れました。その結果、今までかかっていた学校案内の作成費および印刷コストを、大幅に削減することができました。このような管理経費の圧縮に伴う余剰の予算はWeb作成費に充当し、コンテンツの質・量ともに大幅に増強したWebサイトを立ち上げることができました。また、入学前に疑似的に授業を体験できる「Web体験授業」の動画を、今、毎週更新しています。大学での「学び」をよりダイレクトにお届けできる、Webならではの取り組みだと思います。 ⇒「Web体験授業」(http://www.toyo.ac.jp/nyushi/video-lecture

――レンタルはどのようなシーンで利用しているのですか。

宮下:タブレットはオープンキャンパスで受験生や保護者に説明する際に、作成したWebコンテンツを表示するデバイスとして利用しています。長年オープンキャンパスには紙の資料と決まっていましたが、大学の指針であるペーパーレス化はオープンキャンパスでも一貫したいと考えました。そこで、Webコンテンツを表現するデバイスにタブレットを用意して、説明時も紙を使わずに運営できる方法を採用しました。AppleのiPadを選んだ理由は、iPhoneの市場普及率から、多くの教職員が使いやすく親しみ易いのではと考えたからです。オープンキャンパスでは一度に大量の機器を必要としますので、短期間のみ導入することができるレンタルサービスを導入しました。

――なぜ、当社を選んでいただいたのですか。

宮下:ペーパーレス化した最初のオープンキャンパスは、業界で前例のない試みでしたので、様々なトラブルシュミレーションを行いました。機器をレンタルするのに、複数付き合いのある広告代理店への依頼も検討しました。しかし、大規模な数量を確保する必要があったことから、メインでレンタルサービスを行っている会社にお願いしたいと考えました。そういった事情から、他部署で取引の実績があったパシフィック ネットさんにお声掛けをさせていただきました。とにかく、オープンキャンパスを成功させたい思いがあったので、情報機器を専門に取り扱っていることも安心に繋がりました。

――当社のサービスをどのように活用いただいていますか?

宮下:教職員によってITのスキルも個人差があるのですが、オープンキャンパスでは全ての教職員が同じように機器を使ってもらう必要があります。そこで、キッティングもサービスメニューにあることを知り、起動すれば使える状態まで設定してもらいました。ネットワーク接続については、校内にも無線LAN環境はあったのですが、万が一のトラブルの防止として同型番のWi‐Fiルーター一式もセットで用意してもらいました。機材の型番が統一できると、「利用マニュアル」のボタンの位置から押しかたまで具体的なものが作れます。様々なリスクを想定して回避しながら事前準備をして、オープンキャンパスでは特に大きなトラブルもなく終えることができほっとしています。紙の資料からデジタルに代わったことで、教職員にはストレスを感じさせず、誰もが簡単に活用し運営できる体制がとても重要です。

――レンタルサービスの利点はどのようなところでしょうか?

宮下:短期で必要な時だけ、同一型番を大量に導入することができるところですね。資産として一括購入する場合、コストのメリットはあるかもしれません。しかし、最新iOSへバージョンアップなどメンテナンスの管理コストや資産管理の工数を考えると、手軽に導入できるレンタルには非常にメリットを感じます。Webコンテンツも最新のOS、デバイスに対応できるように制作していますので、過去の機種ではなく最新型を利用することにも意味があります。

――成功事例から他校様へのアドバイスをお願いします。

宮下:なるべく早いITの推進をお勧めします。いずれにせよIT化はやらなければいけない事です。当たり前になる前にぜひ取り組んでみてください。


東洋大学

〒112-8606

東京都文京区白山5−28−20

TEL:03-3945-7272(入試課)

創立:1887年(明治20年)

学部・学科:11学部44学科、大学院:11研究科

キャンパス:白山・川越・朝霞・板倉・大手町サテライトキャンパス

附属学校等:附属姫路中学校・高等学校

:附属牛久中学校・高等学校

:東洋大学京北中学校・高等学校

:京北学園白山高等学校

:京北幼稚園

URL:http://www.toyo.ac.jp/

http://www.toyo.ac.jp/nyushi/

 


運用・保守 Operation

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